Bei der Vorlage handelt es sich um ein vorgefertigtes Formular, das innerhalb einer Firma für die Anforderung von Materialien eingesetzt werden kann. So werden die Kommunikationswege verkürzt und die Lieferung erfolgt schneller.
In das Formular werden erst einmal der Name des Bestellers, dessen Abteilung sowie die Kostenstelle der Abteilung eingetragen. Dann sind noch das Datum und der Bedarfstermin einzufügen. Unter diesen allgemeinen Angaben ist Platz für die Auflistung der benötigten Materialien. Die Bezeichnung des Materials, die benötigte Menge, der Preis pro Stück und der Gesamtpreis sind von dem Mitarbeiter zu vermerken.
In einem extra Feld ist Platz für eine kurze Notiz an die Empfangsabteilung. Sind alle Felder ausgefüllt, geht die Anforderung an den Einkauf. Diese Abteilung ist dann dafür zuständig, das untere Drittel des Formulars auszufüllen. Dazu gehören das Eingangsdatum, die Liefer- und Zahlungsbedingungen sowie der zuständige Sachbearbeiter. Schließlich unterschreibt der Sachbearbeiter das Dokument und gibt es an den Leiter der Abteilung oder des Unternehmens weiter.
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