Um besser nachvollziehen zu können, wofür und in welchem Umfang die Dienstwagen genutzt werden ist es sinnvoll, ein Fahrtenbuch zu führen. Diese Vorlage enthält alle wichtigen Spalten, die in einem Fahrtenbuch vorhanden sein müssen. Am Kopf des Formulars werden die Daten des Mitarbeiters eingetragen, der Führer des Dienstwagens ist. Dazu zählen der Name und die Nummer des Mitarbeiters sowie die Beschreibung des Fahrzeugs. Außerdem gibt es eine zusätzliche Tabelle, in der der Kilometersatz sowie der Zeitraum und die Gesamtfahrleistung angezeigt werden. Diese Zellen sind mit einer Formel hinterlegt und aktualisieren sich mit jedem Eintrag.
Die Tabelle für die Eintragungen besteht aus insgesamt acht Spalten. In die erste Spalte muss der Mitarbeiter das Datum eintragen. Die nächste Spalte bietet Platz für den Ausgangsort. Dann folgen noch das Ziel, Anmerkungen, der Kilometerstand vor der Fahrt und nach der Fahrt sowie die Fahrleistung und die Vergütung. Die Fahrleistung und die Vergütung sind ebenfalls schon mit einer Formel hinterlegt.
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