Die Portokasse ist dafür da, um kleinere Beträge für Anschaffung innerhalb des Unternehmens oder einer Abteilung immer zur Hand zu haben. Die Portokasse muss jedoch, genau wie ein Konto, ordentlich geführt werden. Wenn ein Mitarbeiter aus der Portokasse Geld möchte, muss er eine Anforderung stellen. Diese Vorlage enthält eine Tabelle, mit der solch eine Anforderung durchgeführt werden kann.
Zuerst wird die Abteilung eingetragen, die einen Betrag fordert. Darunter kommt der Betrag, den die Abteilung benötigt. Auch der Anforderer muss namentlich genannt werden. Damit der Betrag genehmigt wird, ist die Nutzung des Geldes genau zu beschreiben. Wenn alle Zeilen ausgefüllt wurden, wird die Anforderung ausgedruckt und von der anfordernden Abteilung sowie der genehmigenden Abteilung unterzeichnet.
Auf der Anforderung steht ein Hinweis, dass eine Entnahme aus der Portokasse nur bis zu einem Betrag von 50 Euro möglich ist. Das kann jederzeit problemlos an die Bedingungen des jeweiligen Unternehmens angepasst werden.
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