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In Zeiten der digitalen Fotografie ist es empfehlenswert, auch alte Negative auf den PC zu bringen. So können auch Urlaubsfotos aus den letzten Jahrzehnten beispielsweise mit in das digitale Fotoalbum aufgenommen werden. Damit die Urlaubsfotos auch direkt sortiert sind, dient die Vorlage als Übersicht über alle vorhandenen Negative eines Urlaubs und deren Informationen. Über der Tabelle wird der Titel des Urlaubs eingetragen. Dann folgen das Ziel und eine Beschreibung des Urlaubsortes. Schließlich ist noch Platz für Anmerkungen.
Die Tabelle selbst besteht aus sieben Spalten. In die erste Spalte wird die Nummer des Negativs eingetragen. Daneben kann dann eine Beschreibung des Fotos vermerkt werden. So weiß jeder gleich, um welches Bild es sich handelt, falls es in den Negativen gesucht werden muss. Spalte drei ist für die Speicheradresse des Bildes. Hier wird der Pfad auf dem Computer eingetragen. In den hinteren Spalten ist dann Platz für relevante Informationen wie Auflösung des Bildes, die Dateigröße oder die Druckgröße.