Häufig wird die Finanzierung von Dienstreisen in einem Unternehmen so geregelt, dass die Mitarbeiter die Kosten auslegen und später erstattet bekommen.  Für die Erstattung ist der Mitarbeiter verpflichtet, in einer Reisekostenabrechnung genau aufzulisten, welche Kosten warum und in welcher Höhe angefallen sind.

Mit der Vorlage für die Reisekostenabrechnung erhalten Unternehmen das passende Formular für diesen Vorgang. Die Tabelle ist in insgesamt 11 Spalten eingeteilt. Die linke Spalte ist für das Datum des Tages, der abgerechnet wird. Dabei ist es egal, wie lange die Dienstreise gedauert hat. Jeder Tag wird einzeln aufgeführt. In den nächsten Spalten werden der Grund der Reise sowie die Kosten für Unterkunft, Anreise und Verpflegung eingetragen. Die Kosten werden automatisch zusammengerechnet und zwar einmal pro Tag und einmal pro Thema. In der letzten Spalte steht der Gesamtbetrag für einen Tag, unter der jeweiligen Spalte die kompletten Kosten für den jeweiligen Posten.    

Im Kopf der Tabelle sind der Name und die Position des Mitarbeiters sowie der Reisezeitraum einzutragen.

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